Bütçelendirme
Bütçelendirme, satın aldığınız şeylerin karşılığını ödemek ve bunlara bağlı olarak ortaya çıkan ek maliyetleri karşılamak için yeterli paranızın bulunduğundan emin olmaktır. Bu amaçla atılabilecek ilk adım, bir projenin ne kadara mal olacağının yaklaşık olarak hesaplanması ve böylece projenin maliyetinin karşılanabilmesi için ne kadar paranın bulunması gerektiğinin belirlenmesidir. İlk keşif maliyeti, çok yaklaşık değerlere dayanmaktadır; çünkü o aşamada proje, sadece ana hatlarıyla tanımlanmıştır ve maliyetler, çok çeşitli tarihsel bilgilere dayandırılmıştır. Proje daha detaylı düzeyde tanımlandıkça, tanımlardaki belirsizlik azalacak ve buna bağlı olarak, daha az düzeyde de olsa, fiyatlandırma ile ilgili belirsizliklerde de azalma gözlenecektir. Aslında fiyat, işlerin yapımı karşılığında bir kişiye gelecekte (yükleniciye) ödenmesi gerekecek tutar olduğu için, bu miktar açık bir biçimde bir belirsizlik derecesine tabi olacaktır.
Bu çerçevede proje tahmini maliyeti, aşağıda belirtilen kalemlerden oluşmaktadır:
- Sözleşme tahmini maliyetleri; bir başka ifadeyle gelecek tarihlerde işlerin yapımı karşılığında faturalandırılacak olan tahmini bedeller;
- İşlerin yapımı
sırasında ortaya çıkabilecek olan (fakat kesin olmayan) maliyetlerin
kapsam dahiline alınabilmesi için hazırlanan bir veya birden fazla acil
durum güvence tutarları; bu güvenceler, aşağıda belirtilen koşullar için
gerekli acil durum yedeklerini kapsayacaktır:
- yapılacak olan işlerdeki değişiklikler;
- sözleşme çerçevesinde ödenmesi gerekli olabilecek ek ödeme tutarları;
- yapım sözleşmelerinin kapsamı dahiline alınmamış olan elektrik giderleri gibi sarfiyat ve tüketim maliyetleri;
- uzman desteği, mühendislik, denetim ve müşavirlik hizmetleri ile ilgili maliyetler;
- Projenin yönetimi ile ilgili maliyet ve giderler;
- arazi kamulaştırma maliyetleri; ve
- Projenin finansmanı ile ilgili maliyetler.
Bir sözleşme düzenlendiğinde ve ilgili Sözleşme Bedeli ve İşleri Tamamlama Süresi belirlendiğinde, nihai Proje maliyeti ve süresi ile ilgili belirsizliklerin düzeyinde önemli bir azalma oluşur. Buna karşılık bunlar sadece ilgili sözleşmenin belirsizliğini azaltır; bu belirsizliği tamamen ortadan kaldırmaz. Sözleşme Bedelinde, yapılan işlerin yeni istek ve talepleri karşılayabilmesi için değişiklikler yapılabilecektir; işleri tamamlama süresi, kötü havalar ve benzeri koşullardan kaynaklanan gecikmelerden dolayı uzayabilecektir. Bu değişiklikler, büyük bir yapım projesinin doğal ve normal bir parçasını oluşturur. Sözleşme Bedelindeki bu değişikliklerin kendileri için belirlenen güvence tutarları dahilinde olması halinde, bütçenin tekrar gözden geçirilmesine gerek duyulmayacaktır. Buna karşılık acil durumlar için hazırlanan güvence kalemlerinde belirtilen tutarların aşılmasıyla sonuçlanacak koşullarla karşılaşılması durumunda, bütçenin gözden geçirilmesi gereklidir.
Bir bütçe, finansmanın kaynaklarının yönetiminde kullanılan bir araçtır ve bu aracın mantıklı bir şekilde kullanılması gereklidir. Bir bütçenin çok iyimser olması durumunda, bu bütçenin sık gözden geçirilmesi gerekecektir. Bütçenin çok karamsar olması halinde ise bütçenin gözden geçirilmesine hiç gerek duyulmayacaktır; fakat bu durum, yedek fon kaynaklarının gerçekten gereksinim duyulan konu ve sorunlar için tahsis edilmesini önleyecektir.